Un asistente virtual puede ayudarte a mejorar la gestión de tu proyecto o empresa en remoto de manera flexible
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1. El asistente del futuro
Ser asistente de dirección consiste en dar soporte a directivos/vas o emprendedores con agendas repletas de eventos y reuniones que necesitan delegar tareas administrativas para las que no disponen de tiempo y, así, dedicarse a aquello en lo que realmente aportan valor, como la elaboración del plan estratégico o la generación de negocio.
Hasta ahora, lo habitual para un asistente era trabajar presencialmente para una empresa por cuenta ajena. Sin embargo, el secretariado no es ajeno a la transformación digital y, con la aparición de nuevas herramientas tecnológicas, cada vez más personas deciden pasar de asistente a asistente virtual, trabajando de manera colaborativa en remoto como freelance o knowmad (término que alude al libro Knowmads, los profesionales del futuro. Raquel Roca, 2015)
El hecho de que los asistentes virtuales desarrollemos competencias digitales y emprendedoras hace que podamos entender mejor a nuestros clientes en un momento de grandes cambios y que nos involucremos más en la gestión de la empresa, pues conocemos los retos a los que se enfrentan, tales como tener una buena planificación o no perder el foco.
El trabajo de un asistente virtual es un trabajo en equipo. Ayudar al equipo a conseguir los objetivos y mejorar los resultados es lo que le da sentido a su trabajo.
2. ¿Qué ventajas tiene contar con un asistente virtual?
Ahora que estás más familiarizado/a con la figura del asistente virtual, piensa en las posibles ventajas que podría tener contar con un asistente virtual en tu empresa:
- Persona de confianza. Puedes delegar tareas en una persona de confianza, sabiendo que dejas las gestiones importantes en buenas manos.
- Digitalización: Te ayuda a digitalizar tu negocio. Puedes trabajar desde cualquier lugar con acceso a internet, zona horaria compatible e idioma compartido.
- Ahorro: Reduces costes fijos. Un asistente no necesita trabajar a jornada completa para un mismo cliente, sino que trabaja por horas para diferentes clientes.
- Organización: Te ayuda a planificar y gestionar mejor tu tiempo. Te permite tener las cosas bien gestionadas, ordenadas y al día.
- Resultados: Te ayuda en el día a día a conseguir tus objetivos. Puedes disponer de más tiempo para elaborar tu plan estratégico.
- Flexibilidad: Se adapta fácilmente a las necesidades de tu empresa, si lo que necesitas es un servicio puntual, también te cubre el servicio.
Una de las mayores ventajas de contar con un asistente virtual de confianza es la personalización del servicio y poder disponer de un servicio de calidad.
3. Y, ¿En qué puede ayudarte?
La figura del asistente virtual es muy versátil, aunque es un profesional cada vez más especializado.
En general, algunas de las cosas en las que te puede dar soporte son:
- Gestión de agenda. Puedes delegar las gestiones de organización de reuniones y viajes, así como contar con un facilitador para tus webinars que te ayude también a hacerlos más dinámicos (ya no basta solo con una presentación de Power Point).
- Gestión de correo: ¿Consultas a diario el correo corporativo de “info” o de “hola”? Muchas veces se pierden oportunidades por no revisarlo. Y… ¿organizas tu inbox periódicamente para no superar el límite de espacio y tenerlo siempre limpio y ordenado? Si no dispones de tiempo, puedes delegar para estar tranquilo sabiendo que todo está controlado.
- Atención al cliente. Tu asistente te puede ayudar a mejorar tu política de atención al cliente para que puedas priorizar lo importante, sin que nadie se quede desatendido. Además, también te puede ayudar a contactar con potenciales clientes y mejorar la imagen de tu empresa.
- Maquetación de documentos. Un asistente es de gran ayuda para revisar textos, crear presentaciones, plantillas, formularios… complementando el servicio de tu diseñador.
- Trámites: No solo puedes acudir a una asesoría para hacer un trámite, también puedes acudir a tu asistente virtual. Los asistentes virtuales lidiamos a diario con la Administración Digital.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo puede ayudarte un asistente virtual, pero te podemos ayudar en muchas cosas más, tales como la facturación, la gestión planificada de redes sociales o el soporte a eventos, entre otros.
En definitiva, un asistente virtual es un profesional cada vez más especializado que te ayuda a mejorar la gestión de tu empresa o proyecto de manera más eficiente.
4. Vale, pero… ¿Cómo te encajo en mi empresa?
Es cierto que hay empresas que ponen muchas trabas al personal “externo” o “colaborador”, sin embargo, las empresas tendrán que innovar y reinventarse, y eso también atañe a las relaciones laborales.
Logísticamente es posible trabajar en remoto, como se ha demostrado a raíz del COVID-19, cuando se tuvo que implementar el teletrabajo a marchas forzadas.
Las empresas que antes se adapten a esta nueva realidad, serán más competitivas y podrán atraer al mejor talento.
5. ¿Es un servicio asequible?
Lo cierto es que, si haces números, contar con un asistente virtual freelance te puede ayudar a ahorrar. Los medios de comunicación ya se hacen eco de cómo el teletrabajo te permite reducir costes en alquiler, transporte, viajes, dietas…
Buscando en la hemeroteca encontramos este artículo publicado en www.eleconomista.es en 2011 que afirma que las empresas se podrían ahorrar con el teletrabajo unos 1.200€ al año por trabajador, según un estudio de la Cámara de Comercio de Navarra. Por aquel entonces, solo un 4,9% de los trabajadores hacían teletrabajo, frente al 22 y 26 por ciento de Finlandia y Holanda, respectivamente.
Aunque nosotros tampoco renunciamos a hacer un viaje o tener una comida de trabajo, puesto que es necesario que haya alguna reunión o evento presencial para que los equipos no se descohesionen, como recomienda Ginés Roca, experto en digitalización.
6. ¿Cómo trabajamos en El Mecanógrafo?
En El Mecanógrafo lo primero que hacemos siempre desde el primer momento es escucharte y empezar a co-diseñar el servicio junto a ti, ofreciéndote previamente un presupuesto personalizado ajustado a tus necesidades y con una buena relación calidad-precio.
Para nosotros es importante dedicar tiempo a la reflexión del negocio y a crear contenidos de valor para que seas tú quien nos encuentres cuando lo necesites. Si es tu caso, estaremos encantados de poder ayudarte. ¿Hablamos?
Marta Fernández
Asistente Virtual (AV) freelance
